GIỚI THIỆU VỀ SỐ HÓA TÀI LIỆU
1. Số hóa tài liệu lưu trữ là gì?
- Số hóa tài liệu là chuyển đổi từ tài liệu dạng giấy lưu trữ trong các kho, tủ tài liệu sang tài liệu dạng số lưu trữ trong máy tính, máy chủ hoặc các thiết bị lưu trữ nội dung số.
- Khác với hình thức lưu trữ truyền thống khiến doanh nghiệp tốn chi phí bảo quản, phục chế, thuê mặt bằng, nhân viên quản lý, hay gặp khó khăn trong việc tìm kiếm thông tin khi cần thiết giữa hàng trăm tập hồ sơ chồng chất. Số hóa tài liệu giải quyết được tất cả các vấn đề trên. Nhờ ứng dụng quy trình số hóa tài liệu lưu trữ, doanh nghiệp có thể chuyển đổi thông tin từ tài liệu giấy sang dạng dữ liệu có thể dễ dàng quản lý trên máy tính.
2. Lợi ích mang lại
- Số hóa dữ liệu lưu trữ là biện pháp tối ưu,với số hóa dữ liệu giúp giải quyết việc lưu trữ, truy xuất, chia sẻ hay tìm kiếm thông tin hết sức dễ dàng. Cắt giảm chi phí tối đa cho việc quản lý và không gian lưu trữ. Ngoài ra số hóa dữ liệu giúp chúng ta có thể chỉnh sửa và tái sử dụng tài liệu, linh hoạt trong việc chuyển đổi sang các dạng tài liệu số khác nhau:
+ Giảm thiểu diện tích, không gian lưu trữ
+ Tránh việc mất, nhàu nát tài liệu trong quá trình lưu trữ
+ Lưu trữ, quản lý tài liệu vĩnh viễn
+ Giảm thời gian tìm kiếm tài liệu,
+ Chia sẻ thông tin nhanh chóng
+ Tăng cường khả năng bảo mật thông tin
+ Nâng cao hiệu quả công việc do tập hợp các thông tin đưa đến một cách nhanh chóng và kịp thời.
+ Báo cáo thống kê nhanh chóng và chính xác.
+ Chi phí vận hành và quản lý thấp và hiệu quả.
3. Quy trình số hóa tài liệu lưu trữ
3.1 Quy trình số hóa tài liệu
- Ba thành phần chính của quy trình số hóa tài liệu giấy bao gồm: Phần mềm, thiết bị và dịch vụ số hóa. Tuy thuộc vào mục tiêu số hóa tài liệu của cơ quan, tổ chức mà các bước thực hiện quy trình số hóa cũng khác nhau. Nhưng tựu chung, đối với những yêu cầu số hóa phổ thông hiện nay thì quy trình số hóa thường bao gồm 5 bước chính:
Bước 1: Thu thập tài liệu lưu trữ
- Tiếp nhận tài liệu bàn giao từ khách hàng hoặc đến các địa điểm khách hàng chỉ định để thu thập tài liệu. Tùy thuộc vào mục tiêu lưu trữ của cơ quan, tổ chức mà các dịch vụ san tài liệu cũng sẽ biến đổi theo. Ví dụ cụ thể cho vấn đề này là khi số hóa để bảo hiểm tài liệu lưu trữ, thì tài liệu được chọn phải là tài liệu thuộc diện quý, hiếm theo quy định của pháp luật.
Bước 2: Chuẩn bị tài liệu.
Các công việc ở bước này bao gồm:
- Lấy ra các bìa cứng, ghim kẹp; làm phẳng các trang tài liệu
- Phân loại tài liệu, phân loại riêng những tài liệu rách, hư hỏng. Tùy thuộc vào loại tài liệu mà kỹ thuật scan được áp dụng cũng khác nhau; Kỹ thuật scan từng tờ tài liệu đối với hồ sơ lưu trữ thông thường. Kỹ thuật số hóa tài liệu áp dụng công nghệ mới tiến bộ hơn như Bookscan đối với những tư liệu lưu trữ dạng đóng quyển.
Bước 3: Thiết lập hệ thống
- Scan và thiết lập hệ thống ảnh; đặt tên file; đặt định dạng; đóng, ghim lại theo tổ chức tài liệu ban đầu; tạo siêu dữ liệu (metadata).
- Trong quy trình số hóa tài liệu lưu trữ thì đây là bước quyết định nhất để chuyển đổi tài liệu truyền thống sang tài liệu số hóa. Danh mục tài liệu số hóa được lập và nhúng (gắn) và tài liệu thông qua một phần mềm ứng dụng và tạo ra metadata. Đồng thời, tài liệu được đặt định dạng theo sự lựa chọn được định trước.
Bước 4: Kiểm tra tài liệu
- Kiểm tra chất lượng tài liệu đã được số hóa. Nếu chất lượng số hóa chưa đạt thì sẽ sửa lại để đáp ứng đúng yêu cầu
Bước 5: Nghiệm thu, bàn giao tài liệu lưu trữ
- Sau khi hoàn tất số hóa, đơn vị số hóa sẽ bàn giao lại tài liệu gốc cho cơ quan, tổ chức theo yêu cầu bảo mật. Đơn vị số hóa cũng có nghĩa vụ thực hiện kết xuất và lưu trữ thông tin vào hệ thống lưu trữ của Cơ quan, tổ chức như: máy chủ, thiết bị lưu trữ,…
- Hoặc đơn vị số hóa sẽ tích hợp các CSDL khác hoặc hệ thống lưu trữ hoặc ứng dụng nghiệp vụ khác của cơ quan, tổ chức nếu có yêu cầu.
